De eerste visitatie van de 26 die de komende drie jaar worden uitgevoerd, zit erop. Dat wil zeggen, de visitatiecommissie was twee dagen in Lelystad bij Omgevingsdienst Flevoland Gooi en Vechtstreek (OFGV). โWe leveren in maart ons rapport opโ, zegt Marco Holsappel.
Holsappel coรถrdineert de visitaties. Het visitatieproces, dat een initiatief is van Omgevingsdienst NL, begint met een kritische zelfevaluatie. Aan de hand van 6 themaโs met elk vier vragen, evalueert de betreffende omgevingsdienst zichzelf. โDat geeft een beeld waar de dienst staat, waar ze trots op zijn en wat zij zelf zien als verbeterpuntenโ, aldus Holsappel. Dat verslag is een goede basis voor het intakegesprek. Bij de intake kan de dienst zelf haar dilemmaโs en de actualiteit in de organisatie aan de orde stellen. In de voorbereiding op het visitatiebezoek is dit verslag waardevolle informatie. โMet deze inzichten kunnen de commissieleden scherper doorvragen.โ
Interviews op locatie
Op een goed moment reist de visitatiecommissie af en voert twee dagen tal van gesprekken met het bestuur, de directie, de organisatie, ketenpartners en opdrachtgevers. โDe eerste dag spreken we het bestuur en directie samen en later op de dag ook apart. Onder meer over de relatie tussen bestuur (als eigenaar van de OD) en directie. Dat is een belangrijk gesprek in het geheel van de visitatie. De rol van het bestuur is namelijk cruciaal in het goed functioneren van een dienst en is op basis van de eerste ronde, de rode dradenanalyse en het advies van de Raad van advies (Sorgdrager) visitaties toegevoegd. Dag 2 staat in het teken van gesprekken met de organisatie, gemeenten en provincie en ketenpartners.
Onafhankelijk voorzitter
De visitatiecommissies hebben een onafhankelijk, ervaren voorzitter uit de wereld van EFQM en INK (Instituut Nederlandse Kwaliteit). โZij kennen het klappen van de zweepโ, zegt Holsappel. Verder telt de commissie twee directeuren en een adviseur van een andere omgevingsdienst, een inhoudelijk deskundige voor VTH, een secretaris en een rapporteur. Zij doen de interviews en hebben als doel een verdieping aan te brengen op de opgeleverde stukken maar ook om de dienst te leren kennen.
Jan Lenssen, directeur van de Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) en binnen het bestuur van Omgevingsdienst NL portefeuillehouder, was ook lid van de OFGV-commissie. โGoed om te zien dat de visitaties weer van start gaan. De eerste ronde heeft veel impact gehad en het instrument wordt alom erkend, binnen en buiten de wereld van de ODโs. Veel respect hoe de OFGV zich heeft voorbereid en wat een mooie dienstโ, aldus Lenssen.
Geen vinkjes zetten
Visiteren is geen audit. Het is de commissie niet te doen om โvinkjes te kunnen zettenโ. โWe willen de dienst echt leren kennen, wat gaat er goed en wat kan er verbeterd worden. We houden ze als het ware een spiegel voor.โ, zegt Jan Lenssen. Omgevingsdienst NL heeft een Visitatiehandboek-26-28.pdf opgesteld. Dat is het kader voor alle 26 visitaties, het geeft structuur en kwaliteit aan het onderzoek en een goed beeld van het totaal.
Tweede ronde
Voor de eerste ronde visitaties, die in 2024 is afgerond met een eindrapport (Visitaties omgevingsdiensten: tussentijdse Rode draden rapportage – Omgevingsdienst NL zijn de bevindingen van de Commissie Van Aartsen de aanleiding. Voor het bestuur van Omgevingsdienst NL reden om met visitaties te starten. De tweede ronde loopt over drie jaar. Verhogen van de kwaliteit in de uitvoering is het belangrijkste. โHet is een geborgde aanpak om de opgaven en verbeterpunten te kennen om daarop te rapporteren en te acterenโ, besluit Holsappel.